Cos'è e come ottimizzare il fleet management

Il termine flotta aziendale si riferisce a tutti i veicoli a disposizione dei dipendenti di un'azienda per svolgere la propria attività. Si compone di auto aziendali, veicoli di servizio, ma anche utilitarie, talvolta moto e tutti gli altri mezzi necessari al buon funzionamento di un'impresa.

Che siano noleggiati per un periodo più o meno lungo o di proprietà dell'azienda, questi diversi veicoli che compongono la flotta aziendale richiedono una certa organizzazione per essere gestiti al meglio.

Possedere un parco auto è fondamentale in ambiti di attività molto diversi e questo rappresenta spesso una posizione finanziaria molto importante per un'azienda, qualunque sia la sua dimensione.

Per ottimizzare questa gestione, il gestore del parco veicoli deve avere una conoscenza approfondita del funzionamento della flotta auto perché solo in questo modo potrà identificare le voci di spesa da rivedere per ottimizzarle e monitorarle al fine di evitare sforamenti finanziari.

Fleet management, il garante della buona gestione di un parco auto

Al fine di ottimizzare la gestione del proprio parco auto, potrebbe essere necessario assumere una persona qualificata all'esercizio di questa professione. Come ogni professione legata alla logistica, il lavoro di fleet manager richiede serie capacità organizzative come una buona visione d'insieme per non lasciarci sopraffare dagli eventi, soprattutto se gestisce un grande parco auto.

Il gestore della flotta inoltre utilizza sempre più software che lo aiutano nelle sue attività quotidiane. Ciò implica la padronanza dei vari strumenti informatici.

Questa qualità deve essere accoppiata con un buon senso della comunicazione, perché il fleet manager è portato a confrontarsi con tutti i dipendenti e i diversi team di un'azienda.

Per un fleet management efficace, infine, è prevista anche una competenza legale. Per svolgere al meglio il proprio lavoro, il gestore della flotta deve conoscere le varie leggi e regolamenti in materia di trasporto e tenersi al passo con la loro evoluzione per essere sempre aggiornato.

Questo vale per una flotta di auto aziendali classiche o elettriche, ma anche per una flotta composta da camion, veicoli commerciali o anche macchine edili. Queste aziende svolgono le stesse funzioni di un gestore di flotte.

Possono anche offrire servizi aggiuntivi attraverso varie partnership che possono creare. Pertanto, l'esternalizzazione della gestione del proprio parco auto consente anche di delegare funzioni relative alla manutenzione, all'assicurazione, all'approvvigionamento di carburante, alle riparazioni o addirittura alla reportistica.

Ottimizzare i costi di gestione

Per ottimizzare efficacemente la gestione di un parco auto è fondamentale conoscerne le modalità di funzionamento così come i suoi componenti. Il gestore della flotta deve quindi effettuare prima un’analisi della flottaal fine di rilevare eventuali malfunzionamenti prima di definire ed esplorare le molteplici strade per l'ottimizzazione dei costi di gestione.

Tale operazione può essere svolta regolarmente in una logica di efficienza e organizzazione ottimale. Dovrà quindi impostare diversi processi in base alle pratiche più efficaci in modo da risparmiare tempo considerevole nell'organizzazione del suo lavoro.Questa verifica dei dati di bilancio consentirà al gestore della flotta di determinare con precisione il costo totale di un veicolo poiché il costo di una flotta auto non è limitato solo al costo di acquisto o all'importo del noleggio dei veicoli professionali. A questi costi di allestimento del parco autoveicoli si aggiungono quelli d'utenza quali:

• Carburante
• Premi assicurativi
• Assistenza e manutenzione dei veicoli della flotta
• Pneumatici
• Finanziamento e tassazioni
• Gestione interna della flotta

Qualificati come costi variabili di utilizzo, è su queste voci che il fleet manager può agire positivamente al fine di migliorare le performance gestionali del parco veicoli

I 5 pilastri per ottimizzare la gestione della flotta

Le cinque leve più comunemente utilizzate dai gestori di flotte per ottimizzare la gestione dei propri veicoli professionali sono il finanziamento, la scelta dei veicoli idonei, il controllo del budget carburante, il controllo dei costi di manutenzione nonché la sensibilizzazione dei dipendenti e limitare il numero dei fornitori.

La padronanza di questi elementi ha un'influenza diretta e notevole sulla redditività di una flotta di veicoli. Averli in mente permette di mettere in atto misure concrete per migliorare la propria efficienza riducendo, a volte drasticamente, le spese.L'acquisizione di veicoli: è l'elemento principale del budget di un parco auto. Essendo la prima voce di spesa (fino al 45%) si dovrà fare una riflessione sulla scelta dei veicoli da acquisire sia per l'acquisto che per il noleggio. Scegliendo un veicolo affidabile ed economico, il gestore della flotta potrà ridurre il budget destinato a queste due voci di spesa.

Controllo del budget carburante: poiché, rappresentando tra il 15 e il 20% della spesa giornaliera della flotta, il carburante risulta essere il secondo elemento – dietro la scelta dei veicoli – su cui il gestore della flotta può intervenire nella sua ricerca di ottimizzazione. Il rinnovo periodico dei veicoli del parco auto è un elemento che consente di ridurre il consumo di carburante in quanto un veicolo di ultima generazione offre prestazioni migliori in termini di consumo.

Il comportamento su strada dei dipendenti ha anch'esso un impatto su questo budget. Il fleet manager deve essere attento ai comportamenti di tutti i dipendenti, in particolare in termini di consumi di carburante. Molti programmi software consentono di monitorare con precisione il consumo di carburante dei diversi veicoli di un parco auto.La manutenzione dei veicoli rappresenta una voce di spesa sostanziale nel budget complessivo della flotta. La manutenzione regolare e rigorosa della flotta di veicoli professionali fornirà al gestore della flotta e ai suoi dipendenti vantaggi come la durata del veicolo, massimizzerà il valore residuo del veicolo, garantirà la sicurezza degli autisti durante i viaggi.

Il gestore della flotta dovrà quindi condurre una campagna di sensibilizzazione con i dipendenti al fine di formarli sul controllo periodico dei livelli del motore (olio, freni e liquido di raffreddamento) nonché sul controllo mensile della pressione dell'aria delle ruote del veicolo e della condizione dei pneumatici.Inoltre, ogni dipendente sarà tenuto ad avvisare immediatamente il gestore della flotta della comparsa di una spia insolita sul cruscotto o di un rumore anomalo all'avviamento del motore.

Per perfezionare la gestione di una flotta è consigliato anche di ridurre il numero dei fornitori dell'azienda e di limitarlo a pochi nei seguenti ambiti: concessionari, società di leasing, autocisterne, specialisti dell'assistenza e della manutenzione, produttori di pneumatici e assicurazioni. Operando in questo modo, il gestore della flotta guadagnerà in semplicità di gestione, ma anche in potere negoziale.Affidando l'intera flotta a questi fornitori selezionati con cura, essi offriranno più facilmente tariffe vantaggiose che influiranno direttamente sulle finanze dell'azienda.